1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Virallinen toiminimi: PT Eerola / Combat Trainers Finland
Y-tunnus: 2329441-9
Postiosoite: Rakennusmestarinkatu 4 A 6, 55700 Imatra, Finland
Tietosuoja- ja tukisähköposti: rautakirja@pteerola.com

Rautakirjalle ei ole nimetty erillistä tietosuojavastaavaa. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: rautakirja@pteerola.com.

Rautakirjan kehittäjä on PT Eerola. Edellä yksilöity taho toimii Rautakirjan käyttäjätilien ja sovelluksen ydintoimintojen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

2. Soveltamisala ja käsittelyroolit

Tätä käytäntöä sovelletaan Rautakirja-sovellukseen, käyttäjätukeen, tietosuojaa koskeviin pyyntöihin sekä Rautakirjan tilinpoisto- ja tietosuojasivuihin. Rautakirja toimii rekisterinpitäjänä käyttäjätilin, sovelluksen ydintoimintojen, käyttöoikeuksien, tilausten, tietoturvan, palvelun ylläpidon ja omien lakisääteisten velvoitteidensa yhteydessä tapahtuvassa käsittelyssä.

Ammattimaisesti valmennusominaisuuksia käyttävä valmentaja toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita hän käsittelee oman valmennuspalvelunsa toteuttamiseksi. Rautakirja käsittelee henkilötietojen käsittelijänä niitä asiakaskohtaisia valmennustietoja, jotka tallennetaan Rautakirjaan valmentajan lukuun. Ennen valmennusominaisuuksien käyttöönottoa valmentajan on hyväksyttävä sähköinen henkilötietojen käsittelysopimus. Valmentaja vastaa oman käsittelynsä tarkoituksista, oikeusperusteista, asiakkaalle annettavasta tietosuojainformaatiosta ja siitä, että tietoja käytetään vain voimassa olevan valmennussuhteen toteuttamiseen.

Valmentaja saa pääsyn asiakkaan tietoihin vasta asiakkaan hyväksyttyä valmennuskutsun. Valmentaja voi tarkastella valmennuksen kannalta tarpeellisia tietoja sekä tehdä asiakkaan puolesta vain valmennustoiminnon edellyttämiä rajattuja muutoksia: laatia ja osoittaa harjoitusohjelmia, lisätä treenipäiviä kalenteriin, vaihtaa asiakkaan aktiivisen harjoitusohjelman, viestiä asiakkaan kanssa ja tallentaa asiakkaan ennätyksiä. Valmentaja ei saa muuttaa asiakkaan muita profiili-, kehonmittaus- tai harjoituspäiväkirjatietoja asiakkaan puolesta.

Valmennussuhteen muodostaminen edellyttää, että käyttäjän Rautakirjalle antama nimenomainen terveyttä koskevien tietojen käsittelysuostumus on voimassa ja käyttäjä sallii lisäksi terveysdatan jakamisen kyseiselle valmentajalle. Valmennussuhde ja valmentajakohtainen jakamislupa hyväksytään samassa sovelluksen sisäisessä näkymässä erillisinä ja esivalitsemattomina valintoina. Kieltäytyminen ei estä Rautakirjan muuta käyttöä. Yleisen terveyssuostumuksen tai valmentajakohtaisen jakamisluvan peruuttaminen päättää valmennussuhteen ja poistaa valmentajan asiakaskohtaisen pääsyn välittömästi.

Google Play käsittelee Google Play ‑tiliä, maksamista ja kaupan tapahtumatietoja koskevia tietoja omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Tili- ja profiilitiedot

• Firebase-käyttäjätunniste, sähköpostiosoite, nimi, näyttönimi ja nimimerkki
• käyttäjän vapaaehtoisesti antamat syntymäaika, sukupuoli, kaupunki, ammatti, harrastukset ja urheilulajit
• roolit, käyttöoikeudet, ryhmät, valmennussuhteet ja aktiivinen harjoitusohjelma
• kieli-, teema-, yksikkö-, aika-, ilmoitus- ja muut käyttöliittymäasetukset.

Harjoitus-, ohjelma- ja suorituskykytiedot

• harjoitukset, liikkeet, tagit, sarjat, toistot, kuormat, ajat, lepoajat, RIR-arviot, liikkeen nopeudet ja muut käyttäjän tallentamat suoritustiedot
• harjoitussessiot, harjoitusohjelmat, ohjelmien ohjeet, kalenterimerkinnät ja toteutuneet harjoitukset
• juoksu-, kestävyys-, hyppy- ja voimatestien tulokset, väliajat, henkilökohtaiset ennätykset sekä tulosten tarkistustiedot
• palvelun laskemat koontitilastot, kehitysarviot, harjoitusmäärät ja nostettujen kilojen kokonaismäärät.

Kehonmittaus- ja hyvinvointitiedot

• pituus, paino, rasvaprosentti sekä pohkeen, reiden, vyötärön, rinnan, hauiksen ja kyynärvarren ympärysmitat
• syke, kipuarvio, unen määrä, koettu unen laatu, harjoitusta edeltävä vireystila sekä muut käyttäjän vapaaehtoisesti tallentamat hyvinvointia kuvaavat tiedot.

Käyttäjän sisältö ja viestintä

• harjoituskommentit, muistiinpanot, ohjelmien nimet ja ohjeet sekä muu vapaa teksti
• ryhmäviestit, yksityiset valmennusviestit ja niihin liittyvät lähettäjä- ja aikatiedot
• ennätysten tai testitulosten tarkistamista varten käyttäjän laitteelta valitsemat videot ja niitä koskevat kommentit
• palautteet, bugiraportit, tukiviestit ja niihin annetut vastaukset
• käyttäjäsisältöä koskevat ilmoitukset: ilmoittaja, ilmoitettu käyttäjä, viestin tunniste ja muuttumaton sisältökopio, keskusteluyhteys, ilmoituksen syy, lisätiedot, käsittelytila ja ylläpidon vastaukset
• kahdenkeskisen valmennusviestinnän estot: estäjä, estetty käyttäjä, valmennussuhteen tunniste ja eston ajankohta.

Ryhmä- ja valmennustiedot

• ryhmien nimet ja kuvaukset, jäsenyydet, kutsut, roolit ja ryhmän hallinnointitiedot
• valmennuspyynnöt, valmentaja–asiakassuhteet, suhteen alkamis- ja päättymistiedot, valmentajan yhteystiedot ja julkinen valmentajaprofiili
• asiakkaan valmentajakohtainen terveysluonteisten tietojen jakamisvalinta ja sen versio- ja aikatiedot
• valmentajan asiakkaastaan tallentamat yhteystiedot, valmennuskuvaus ja yksityiset muistiinpanot sekä valmentajan asiakkaan puolesta tallentamat ennätystiedot
• valmentajan hyväksymän henkilötietojen käsittelysopimuksen versio, kieli, hyväksymisaika ja hyväksynnän osoittamiseksi tarvittavat tekniset tiedot.

Tilaus- ja ostotiedot

Kun maksulliset tilaukset otetaan käyttöön, käsitellään seuraavia tietoja:

• Firebase-käyttäjätunniste tilauspalvelun App User ID ‑tunnisteena
• Google Play ‑ostotunniste, tuote, tilauksen tila, voimassaolo, käyttöoikeudet, tapahtuma-ajat ja muut oston vahvistamiseen tarvittavat tiedot
• Tilauspalvelun käsittelemät laitetyyppiä, käyttöjärjestelmää, sovellusversiota, paikallisasetusta, valuuttaa ja IP-osoitteesta pääteltyä maata koskevat tekniset tiedot.

Laite- ja tekniset tiedot

• Firebase Cloud Messaging ‑tunniste, sovelluksen luoma ilmoituslaitteen tunniste, Android-alusta, sovellusversio ja ilmoitusten viimeisin rekisteröintiaika
• Firebase-palveluiden käsittelemät IP-osoite, käyttäjäagentti, Firebase-asennustunniste, sovellus- ja SDK-versiot sekä laitteen perustiedot palvelun toimittamista, suojaamista ja väärinkäytösten estämistä varten
• laitteelle paikallisesti tallennetut asetukset, ilmoituslupaa koskeva tekninen merkintä, lepotimerin tila, käyttöoikeustieto ja Firestoren paikallinen välimuisti.

Rautakirja ei käytä mainoksia, mainostunnisteita, markkinointiprofilointia, uutiskirjeitä, käyttäjäanalytiikkaa tai verkkosivuanalytiikkaa. Sovellus ei kerää tarkkaa sijaintia, osoitekirjaa, selaushistoriaa tai laitteen mikrofonin sisältöä. Video lisätään vain käyttäjän omasta aloitteesta laitteen tiedostovalitsimen tai gallerian kautta.

4. Tietojen lähteet

Tietoja saadaan:

• käyttäjältä itseltään ja hänen toiminnastaan Rautakirjassa
• Google-kirjautumisesta ja Firebase Authentication ‑palvelusta
• käyttäjän hyväksymältä valmentajalta, ryhmän hallinnoijalta tai toiselta ryhmän jäseneltä palvelun yhteistoimintojen yhteydessä
• käyttäjän laitteelta ja sovelluksen käyttämiltä Firebase-palveluilta
• Google Playlta ja tilauspalvelulta ostojen vahvistamista ja käyttöoikeuksien hallintaa varten
• Rautakirjan omista laskennoista, kun tallennetuista tiedoista muodostetaan tilastoja, ennätyksiä tai kehitysarvioita.

5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Sopimuksen täytäntöönpano

Tilin, kirjautumisen, harjoituspäiväkirjan, ohjelmien, tilastojen, ryhmien, viestien, valmennustoimintojen, tietojen synkronoinnin, asiakastuen sekä tilauksen mukaisen käyttöoikeuden toteuttamiseen tarvittavia tietoja käsitellään käyttäjän kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja käyttäjän pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä. Sovellustoiminnot ovat näitä käsittelyn tarkoituksia; niitä varten käytettävä oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano siltä osin kuin tiedot ovat toiminnon toimittamiseksi välttämättömiä.

Suostumus ja terveyttä koskevat tiedot

Kehonmittaus-, syke-, kipu-, uni- ja muut tiedot, joista voidaan erikseen tai muihin tietoihin yhdistettynä päätellä käyttäjän fyysistä terveydentilaa, käsitellään vain käyttäjän vapaaehtoisesti käyttöön ottamissa ominaisuuksissa. Käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen ja terveyttä koskevien tietojen osalta hänen nimenomaiseen suostumukseensa.

Valmennussuhde edellyttää lisäksi valmentajakohtaista terveysdatan jakamislupaa. Jakamisluvan antamatta jättäminen ei estä Rautakirjan muiden toimintojen käyttöä, mutta valmennussuhdetta ei muodosteta. Jakamisluvan peruuttaminen päättää valmennussuhteen ja estää valmentajan kaiken asiakaskohtaisen pääsyn välittömästi, mutta ei yksin poista tietoja käyttäjän omasta Rautakirja-tilistä. Käyttäjä voi erikseen peruuttaa terveyttä koskevien tietojen käsittelysuostumuksen jäljempänä kuvatulla tavalla; myös tämä päättää kaikki aktiiviset valmennussuhteet.

Suostumuksen antaminen ei ole Rautakirjan muiden ydintoimintojen käytön edellytys. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilman vaikutusta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Ennen peruuttamisen vahvistamista sovellus ilmoittaa poistettavat ja anonymisoitavat tietoryhmät. Peruuttamisen jälkeen uusien terveyttä koskevien tietojen tallentaminen estetään ja seuraavat tiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistä: profiilin paino, pituus ja rasvaprosentti; harjoitussarjoihin, testituloksiin ja kestävyyssuorituksiin tallennetut paino-, pituus-, rasvaprosentti-, kipu-, uni- ja syketiedot; harjoituskontekstien uni- ja vireystiedot. Paino-, rasvaprosentti- ja ympärysmittamittausten historia siirretään anonymisoituun arkistoon uuden satunnaisen tunnisteen alle. Alkuperäinen käyttäjätunniste ja muut mahdolliset käyttäjään viittaavat tunnistekentät poistetaan, joten mittaukset säilyvät ryhmiteltyinä mutta niitä ei voida yhdistää käyttäjätiliin. Harjoitukset, sarjat, tulokset, matkat, ajat, ohjelmat, käyttäjätili ja muut ilman kyseistä suostumusta käsiteltävät tiedot säilyvät. Sama poistaminen ja anonymisointi tehdään, jos aiemmin Rautakirjaa käyttänyt käyttäjä hylkää suostumuksen ensimmäisessä suostumusvalinnassa. Poistettuja tietoja voi säilyä palveluntarjoajien suljetuissa varmuuskopioissa enintään 180 päivää, eikä niitä palauteta normaaliin käyttöön. Ilman suostumusta käyttäjä ei voi käyttää niitä vapaaehtoisia toimintoja, jotka edellyttävät kyseisten tietojen tallentamista.

Oikeutettu etu

Rajoitettuja tili-, tapahtuma-, laite- ja lokitietoja voidaan käsitellä palvelun ja tietoturvan ylläpitämiseksi, virheiden selvittämiseksi, väärinkäytösten ja petosten estämiseksi sekä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Oikeutettu etu on turvallisen ja toimintavarman palvelun tuottaminen sekä rekisterinpitäjän ja käyttäjien oikeuksien suojaaminen. Käyttäjä voi vastustaa tähän perusteeseen perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Käyttäjäsisältöilmoituksia, ilmoitettujen viestien sisältökopioita, estotietoja ja niihin liittyviä käsittelymerkintöjä käsitellään palvelun turvallisuuden ylläpitämiseksi, käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi sekä käyttäjien ja muiden henkilöiden oikeuksien suojaamiseksi. Oikeusperuste on rekisterinpitäjän ja käyttäjien oikeutettu etu turvalliseen palveluun sekä tarvittaessa lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai oikeusvaateen käsittely.

Lakisääteinen velvoite

Maksu-, tilaus-, kirjanpito- ja viranomaispyyntöihin liittyviä tietoja käsitellään sovellettavien kirjanpito-, vero- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös rekisteröidyn oikeuksia ja tietoturvaloukkauksia koskevien velvoitteiden toteuttamiseksi.

Ilmoitukset

Harjoitusmuistutuksia ja muita valinnaisia push-ilmoituksia lähetetään vain käyttäjän tekemien ilmoitusvalintojen ja laitteella annetun ilmoitusluvan mukaisesti. Ilmoitukset voi poistaa käytöstä Rautakirjan tai laitteen asetuksista.

6. Tietojen näkyminen muille ja vastaanottajat

• Rekisterinpitäjän valtuutetut henkilöt voivat käsitellä tietoja vain työtehtävän edellyttämässä laajuudessa käyttäjätukea, ylläpitoa, turvallisuutta ja oikeuksien toteuttamista varten.
• Käyttäjän hyväksymä valmentaja voi nähdä aktiivisen valmennussuhteen toteuttamiseksi tarvittavia profiili-, harjoitus-, testi-, ohjelma-, kalenteri-, viesti-, kuva- ja videotietoja. Asiakasprofiilista ei näytetä ryhmäjäsenyyksiä tai valmennukseen kuulumatonta teknistä metadataa. Valmentaja voi lisäksi laatia ja osoittaa harjoitusohjelmia, lisätä treenipäiviä, vaihtaa asiakkaan aktiivisen harjoitusohjelman, viestiä asiakkaan kanssa ja tallentaa asiakkaan ennätyksiä. Pääsy edellyttää käyttäjän voimassa olevaa yleistä terveyssuostumusta ja valmentajakohtaista jakamislupaa. Valmentaja toimii oman valmennustoimintansa rekisterinpitäjänä eikä saa käyttää tietoja valmennussuhteen ulkopuolisiin tarkoituksiin.
• Ryhmän jäsenet voivat nähdä käyttäjän nimimerkin, ryhmään lähetetyt viestit, ryhmälle jaetut harjoitustiedot sekä käyttäjän jakamisasetusten mukaiset ennätystiedot. Ryhmälle jaettu harjoitus voi sisältää liikkeen, toistot, kuorman, ajankohdan ja muut käyttäjän ryhmälle jakamat suoritustiedot.
• Ryhmän hallinnoija voi käsitellä ryhmän, jäsenyyksien, kutsujen, ryhmäohjelmien ja ryhmäkalenterin hallintaan tarvittavia tietoja.
• Ennätyksen tarkistaja voi nähdä tarkistettavan suorituksen, siihen liitetyn videon ja tarkistuskommentit.
• Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja jäljempänä kuvattujen palvelujen tuottamista varten.
• Viranomaisille tai muille tahoille voidaan luovuttaa tietoja vain lain velvoittaessa tai oikeusvaateen käsittelemiseksi.

Rautakirja ei myy henkilötietoja eikä luovuta niitä mainontaan, suoramarkkinointiin tai ulkopuoliseen käyttäjäanalytiikkaan.

7. Palveluntarjoajat

• Google Firebase: kirjautuminen, tietokanta, tiedostojen ja videoiden tallennus, taustatoiminnot, paikallinen välimuisti ja push-ilmoitusten tekninen välitys
• Google Sign-In: käyttäjän tunnistaminen hänen valitsemallaan Google-tilillä
• Google Play: sovelluksen jakelu, maksut, tilaukset, ostojen hallinta ja kaupan edellyttämät tietoturva- ja tapahtumatiedot
• Tilauspalvelu: tilausominaisuuden käyttöönoton jälkeen Google Play ‑ostojen vahvistaminen, tilausten tilan tarkistaminen ja Rautakirjan käyttöoikeuksien hallinta Firebase-käyttäjätunnisteen avulla
• verkkosivuston ja sähköpostin palveluntarjoajat: tämän sivun toimittaminen, palvelun suojaaminen sekä käyttäjä-, tuki- ja tietosuojaviestien välittäminen.

Tilauspalvelulle ei toimiteta Rautakirjaan tallennettuja harjoitus-, kehonmittaus-, hyvinvointi-, viesti-, kuva- tai videotietoja. Tilauspalvelussa ei käytetä sähköpostia, puhelinnumeroa, mainostunnistetta tai muita valinnaisia asiakasattribuutteja. Lisätietoja: Firebasen tietosuoja- ja turvallisuustiedot.

8. Tietojen sijainti ja siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rautakirjan ensisijainen Cloud Firestore ‑tietokanta sijaitsee Euroopan monialueella eur3, Cloud Storage ‑tallennustila Suomen ja Alankomaiden kaksoisalueella eur4 ja Cloud Functions ‑taustatoiminnot Belgian alueella europe-west1.

Firebase Authentication toimii Yhdysvalloissa, ja Firebase Cloud Messaging sekä muut Googlen maailmanlaajuiset tukipalvelut voivat käsitellä teknisiä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella. Myös tilauspalvelu ja Google Play voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa tai muissa palveluntarjoajiensa toimintamaissa.

Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisella perusteella, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksellä tai Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla ja tarvittavilla lisäsuojatoimilla.

9. Säilytysajat

• Käyttäjätiliin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen tai tietoja tarvitaan käyttäjän valitsemien toimintojen toimittamiseen.
• Rautakirja ei poista käyttämätöntä käyttäjätiliä automaattisesti pelkän käyttämättömyyden perusteella. Käyttäjä voi poistaa tilinsä sovelluksessa tai pyytää poistamista sähköpostitse.
• Valmennussuhteen päättyessä valmentajan pääsy asiakkaan tietoihin poistetaan. Asiakkaan omalle tilille kuuluvat tiedot säilyvät tilin muiden säilytysperusteiden mukaisesti. Valmentajan luomia asiakaskohtaisia valmennustietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen valmennussuhteen, käyttäjän oman palvelun tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.
• Käsittelysopimuksen hyväksyntä-, versio- ja aikatietoja sekä asiakkaan valmennus- ja jakamisvalintojen tapahtumatietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen sopimuksen, suostumuksen ja tietosuojavelvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi tai oikeusvaateen käsittelemiseksi.
• Käyttämättömän ilmoituslaitteen palvelimelle tallennettu tunniste poistetaan 30 päivän kuluttua viimeisimmästä rekisteröinnistä.
• Tuki-, tietosuoja- ja poistopyyntöihin liittyviä viestejä ja niiden käsittelytietoja säilytetään yhden vuoden ajan asian sulkemisesta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.
• Käyttäjäsisältöilmoitusta ja sen käsittelytietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan asian sulkemisesta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi. Ilmoitus poistetaan myös, jos ilmoittaja tai ilmoitettu käyttäjä poistaa Rautakirja-tilinsä.
• Käyttäjäestoa säilytetään, kunnes eston tehnyt käyttäjä poistaa sen tai jompikumpi käyttäjätili poistetaan.
• Kun tili tai tiedot poistetaan, tiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistä ilman aiheetonta viivytystä. Poistetut tiedot voivat säilyä palveluntarjoajien suojatuissa varmuuskopioissa enintään 180 päivää, minkä aikana niitä ei palauteta normaaliin käyttöön.
• Kirjanpitoon kuuluvia tositteita ja tapahtumatietoja säilytetään lakisääteisen ajan, pääsääntöisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kirjanpitokirjoja ja tilinpäätösaineistoa voidaan säilyttää kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
• Väärinkäytösten estämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi välttämättömiä rajattuja tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin käsittely on tarpeen tai sovellettava vanhentumisaika on voimassa.
• Google Play säilyttää hallinnassaan olevat maksu- ja tapahtumatiedot omien säilytyskäytäntöjensä ja lakisääteisten velvoitteidensa mukaisesti.
• Laitteelle tallennetut asetukset ja välimuistit säilyvät, kunnes ne poistetaan sovelluksen toiminnolla, tyhjentämällä sovelluksen tiedot tai poistamalla sovellus laitteelta.

10. Tilin poistaminen ja tietojen anonymisointi

Käyttäjä voi pyytää koko Rautakirja-tilin ja siihen liittyvien tietojen poistamista tai pelkästään tiliin liittyvien tietojen poistamista ja anonymisointia ilman käyttäjätilin poistamista. Ohjeet, poistettavat tiedot, anonymisoitava aineisto ja muut säilytysajat kuvataan sivulla Rautakirja-tilin poistaminen ja tietojen anonymisointi.

Tilin poistamisen yhteydessä tunnistavat tiedot, henkilöiden väliset suhteet, vapaat tekstit, viestit, kuvat ja videot poistetaan. Harjoitus-, testi-, kehonmittaus-, ohjelma- ja tilastoaineistosta voidaan säilyttää vain numeerinen tai rakenteellinen sisältö, josta yhteys käyttäjätiliin tai luonnolliseen henkilöön on pysyvästi poistettu. Anonymisoitua aineistoa käytetään vain tilastointiin, ei tutkimukseen, markkinointiin tai myyntiin. Aidosti anonymisoitu aineisto ei ole henkilötietoa, ja sitä voidaan säilyttää ilman määräaikaa.

Valmennussuhteen päättäminen poistaa valmentajan käyttöoikeuden asiakkaan tietoihin, mutta ei poista asiakkaan käyttäjätiliä tai asiakkaalle kuuluvia tietoja. Valmentaja vastaa omiin järjestelmiinsä mahdollisesti viemiensä tietojen poistamisesta oman käsittelyperusteensa ja lakisääteisten velvoitteidensa mukaisesti. Rautakirja avustaa valmentajaa Rautakirjaan tallennettujen, valmentajan rekisterinpitäjänä hallitsemien tietojen poistamisessa käsittelysopimuksen mukaisesti.

Rautakirja pyytää sen lukuun henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia poistamaan käyttäjään liittyvät tiedot. Rautakirja-tilin poistaminen ei poista käyttäjän Google-tiliä eikä Google Playn itsenäisesti hallitsemia tapahtumatietoja. Tilin poistaminen ei myöskään peruuta aktiivista Google Play ‑tilausta.

11. Tilastot, kehitysarviot ja automaattinen päätöksenteko

Rautakirja laskee käyttäjän tallentamista tiedoista harjoitustilastoja, henkilökohtaisia ennätyksiä ja suuntaa-antavia kehitysarvioita. Näitä käytetään vain tulosten esittämiseen käyttäjälle, valmentajalle käyttäjän hyväksymän valmennussuhteen yhteydessä tai ryhmälle käyttäjän jakamisasetusten mukaisesti.

Rautakirja ei tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi käyttäjää koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Kehitysarviot eivät vaikuta käyttäjän oikeuksiin, hintaan tai käyttöoikeuteen. Hinta määräytyy valitun tilauksen mukaan ja käyttöoikeus käyttöehtojen, tilauksen tilan sekä sovellettavan lain perusteella.

12. Tietoturva

Tietoja suojataan niiden arkaluonteisuus huomioon ottaen asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla. Näihin kuuluvat Google-kirjautuminen ja Firebase Authentication, salattu tiedonsiirto, Firebase-palveluiden salaus levossa, palvelin- ja tietokantakohtaiset käyttöoikeudet, rooli- ja valmennussuhdekohtainen pääsynhallinta, rajatut ylläpito-oikeudet sekä varmuuskopiointi.

Käyttäjän tulee suojata Google-tilinsä ja laitteensa sekä ilmoittaa epäillystä oikeudettomasta käytöstä osoitteeseen rautakirja@pteerola.com. Täydellistä tietoturvaa ei voida taata, mutta havaitut tietoturvaloukkaukset käsitellään ja ilmoitetaan käyttäjille ja viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan lainsäädännön ja käsittelyn oikeusperusteen mukaan käyttäjällä voi olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja jäljennös tiedoistaan
• oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
• poistaa tiedot ja käyttäjätili
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa
• tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen rautakirja@pteerola.com. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan varmistaa kohtuullisella tavalla. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Oikeuksia voidaan rajoittaa vain lainsäädännössä säädetyillä perusteilla.

Jos pyyntö koskee valmentajan oman valmennustoimintansa rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja, käyttäjä voi esittää pyynnön suoraan valmentajalle. Pyynnön voi toimittaa myös Rautakirjalle, joka välittää sen tarvittaessa valmentajalle ja avustaa valmentajaa käsittelysopimuksen mukaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Käyttäjä voi tehdä valituksen myös muun toimivaltaisen ETA-maan tietosuojaviranomaiselle.

14. Alaikäiset käyttäjät

Rautakirja on tarkoitettu vähintään 13-vuotiaille. Alle 13-vuotias ei saa luoda käyttäjätiliä, käyttää palvelua tai tehdä tilausta, koska Rautakirja ei tarjoa menettelyä huoltajan suostumuksen todentamiseen.

Vähintään 13-vuotiaan alaikäisen tai muun vajaavaltaisen käyttäjän oikeuteen tehdä maksullinen tilaus sovelletaan lisäksi soveltuvaa lakia. Tilaus voi edellyttää huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumusta.

15. Tietosuojasivu ja verkkopalvelin

Tämä tietosuojasivu ei käytä evästeitä, seurantaa tai verkkosivuanalytiikkaa. Verkkosivuston palveluntarjoaja voi käsitellä IP-osoitetta, pyynnön ajankohtaa, pyydettyä osoitetta, selaimen perustietoja ja teknisiä palvelinlokeja sivun toimittamiseksi, toiminnan varmistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi. Näitä tietoja säilytetään vain palveluntarjoajan tarpeelliseksi määrittämän rajoitetun ajan.

16. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Tätä käytäntöä päivitetään, jos Rautakirjan tietojen käsittely, palveluntarjoajat tai sovellettavat vaatimukset muuttuvat. Uusin versio ja sen päivityspäivä julkaistaan tällä sivulla. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa tai muulla asianmukaisella tavalla ennen muutoksen voimaantuloa, jos laki sitä edellyttää.

1. Controller and contact details

Official business name: PT Eerola / Combat Trainers Finland
Finnish Business ID: 2329441-9
Postal address: Rakennusmestarinkatu 4 A 6, 55700 Imatra, Finland
Privacy and support email: rautakirja@pteerola.com

Rautakirja has not appointed a separate Data Protection Officer. Privacy enquiries: rautakirja@pteerola.com.

Rautakirja is developed by PT Eerola. The party identified above is the controller of personal data processed in connection with Rautakirja user accounts and the app's core functions.

2. Scope and processing roles

This Policy applies to the Rautakirja app, user support, privacy requests, and the Rautakirja account deletion and privacy web pages. Rautakirja is the controller for processing related to the user account, the app's core functions, entitlements, subscriptions, security, service maintenance and Rautakirja's own legal obligations.

A coach using the coaching features professionally is the controller of personal data they process to provide their own coaching service. Rautakirja acts as processor for client-specific coaching data stored in Rautakirja on the coach's behalf. Before coaching features are enabled, the coach must accept an electronic data processing agreement. The coach is responsible for the purposes and legal bases of their processing, the privacy information provided to the client, and ensuring that data is used only to provide an active coaching relationship.

A coach receives access to a client's data only after the client accepts the coaching invitation. The coach may view data necessary for coaching and may make only limited changes on the client's behalf that are required by the coaching function: create and assign training programs, add workout days to the calendar, change the client's active training program, communicate with the client and record the client's personal records. The coach may not modify the client's other profile, body measurement or workout log data on the client's behalf.

A coaching relationship requires both the user's valid explicit consent for Rautakirja to process health data and a separate permission to share health data with that coach. The relationship and coach-specific permission are accepted as separate, unselected choices in the same in-app view. Refusal does not prevent other use of Rautakirja. Withdrawing either the general health-data consent or the coach-specific permission ends the coaching relationship and immediately removes all client-specific access from the coach.

Google Play processes Google Play account, payment and store transaction data in accordance with its own terms and privacy policies.

3. Personal data we process

Account and profile data

• Firebase user ID, email address, name, display name and nickname
• date of birth, gender, city, occupation, interests and sports voluntarily provided by the user
• roles, access rights, groups, coaching relationships and active training program
• language, theme, unit, time, notification and other interface preferences.

Workout, program and performance data

• workouts, exercises, tags, sets, repetitions, loads, times, rest periods, RIR ratings, movement velocities and other performance data entered by the user
• workout sessions, training programs, program instructions, calendar entries and completed workouts
• running, endurance, jump and strength test results, splits, personal records and result verification data
• aggregate statistics, progress estimates, workout counts and total weight lifted calculated by the service.

Body measurement and wellbeing data

• height, weight, body fat percentage, and calf, thigh, waist, chest, biceps and forearm measurements
• heart rate, pain rating, sleep duration, perceived sleep quality, pre-workout feeling and other wellbeing data voluntarily entered by the user.

User content and communications

• workout comments, notes, program names and instructions, and other free text
• group messages, private coaching messages, and related sender and time information
• videos selected from the user's device for verification of a record or test result and related comments
• feedback, bug reports, support messages and replies
• user-content reports: the reporting and reported users, message identifier and immutable content snapshot, conversation context, report reason, additional details, processing status and support replies
• one-to-one coaching-message blocks: the blocking and blocked users, coaching-relationship identifier and time of blocking.

Group and coaching data

• group names and descriptions, memberships, invitations, roles and group management data
• coaching requests, coach–client relationships, relationship start and end details, coach contact details and public coach profiles
• the client's coach-specific health-data sharing choice and its version and time information
• client contact details, coaching descriptions and private notes entered by a coach, and personal records entered by the coach on the client's behalf
• the version, language, acceptance time and technical evidence of the data processing agreement accepted by the coach.

Subscription and purchase data

Once paid subscriptions are introduced, the following data is processed:

• Firebase user ID used as the subscription service App User ID
• Google Play purchase token, product, subscription status, validity, entitlements, transaction times and other information required to validate a purchase
• technical information processed by the subscription service concerning device type, operating system, app version, locale, currency and country inferred from the IP address.

Device and technical data

• Firebase Cloud Messaging token, an app-generated notification device ID, Android platform, app version and the most recent notification registration time
• IP address, user agent, Firebase installation ID, app and SDK versions, and basic device information processed by Firebase to provide and secure the service and prevent abuse
• preferences, a technical notification permission marker, rest timer state, entitlement information and the local Firestore cache stored on the device.

Rautakirja does not use advertising, advertising identifiers, marketing profiling, newsletters, user analytics or website analytics. The app does not collect precise location, address book data, browsing history or content from the device microphone. A video is added only when the user chooses it from their device through the file picker or gallery.

4. Sources of personal data

Data is obtained:

• from the user and their activity in Rautakirja
• through Google Sign-In and Firebase Authentication
• from a coach approved by the user, a group manager or another group member when collaborative features are used
• from the user's device and the Firebase services used by the app
• from Google Play and the subscription service to validate purchases and manage entitlements
• from Rautakirja's own calculations when stored data is used to create statistics, records or progress estimates.

5. Purposes and legal bases

Performance of a contract

Data necessary to provide the account, sign-in, workout log, programs, statistics, groups, messages, coaching features, data synchronisation, customer support and subscription entitlement is processed to perform the agreement with the user or to take steps at the user's request before entering into the agreement. App functions are purposes of processing; the legal basis used for them is performance of the contract to the extent that the data is necessary to provide the relevant function.

Consent and health data

Body measurement, heart rate, pain, sleep and other data that may, alone or in combination with other data, reveal information about the user's physical health is processed only in optional features enabled by the user. Processing is based on the user's consent and, for data concerning health, the user's explicit consent.

A coaching relationship additionally requires coach-specific permission to share health data. Refusing that permission does not prevent use of Rautakirja's other functions, but the coaching relationship is not formed. Withdrawing it ends the coaching relationship and immediately prevents all client-specific access by the coach, but does not by itself delete data from the user's own Rautakirja account. The user may separately withdraw consent to processing health data as described below; doing so also ends every active coaching relationship.

Consent is not a condition for using Rautakirja's other core functions. Consent may be withdrawn at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal. Before withdrawal is confirmed, the app identifies the categories of data that will be removed or anonymised. Following withdrawal, recording new health data is blocked and the following data is removed from active systems: profile weight, height and body-fat percentage; weight, height, body-fat, pain, sleep and heart-rate data stored in workout sets, test records and endurance performances; sleep and energy data stored in workout contexts. The history of weight, body-fat and circumference measurements is transferred to an anonymised archive under a new random identifier. The original user identifier and any other fields that could refer to the user are removed, so the measurements remain grouped together but cannot be linked to the user account. Workouts, sets, results, distances, times, programs, the user account and other data processed without this consent are retained. The same removal and anonymisation is carried out if an existing Rautakirja user declines consent when first presented with the consent choice. Removed data may remain in service providers' closed backups for up to 180 days and will not be restored to normal use. Without consent, the user cannot use optional functions that require the relevant data to be stored.

Legitimate interests

Limited account, transaction, device and log data may be processed to maintain the service and its security, investigate errors, prevent abuse and fraud, and establish, exercise or defend legal claims. The legitimate interests are providing a secure and reliable service and protecting the rights of the controller and users. The user may object to processing based on legitimate interests on grounds relating to their particular situation.

User-content reports, reported-message snapshots, block records and related processing records are processed to maintain service safety, enforce the Terms of Use and protect the rights of users and other persons. The legal basis is the legitimate interests of the controller and users in a safe service and, where applicable, compliance with a legal obligation or the establishment, exercise or defence of legal claims.

Legal obligations

Payment, subscription, accounting and authority-request data is processed to comply with applicable accounting, tax and other legal obligations. Data may also be processed to fulfil obligations concerning data subject rights and personal data breaches.

Notifications

Workout reminders and other optional push notifications are sent only in accordance with the user's notification choices and the permission granted on their device. Notifications may be disabled in Rautakirja or the device settings.

6. Visibility to others and recipients

• Persons authorised by the controller may process data only to the extent required for user support, maintenance, security and fulfilment of rights.
• A coach approved by the user may view profile, workout, test, program, calendar, message, image and video data necessary for an active coaching relationship. Group memberships and technical metadata unrelated to coaching are excluded from the client profile. The coach may also create and assign training programs, add workout days, change the client's active training program, communicate with the client and record the client's personal records. Access requires both the user's valid general health-data consent and coach-specific sharing permission. The coach acts as controller for their own coaching operations and must not use the data for purposes outside the coaching relationship.
• Group members may view the user's nickname, messages posted to the group, workout data shared with the group and personal records in accordance with the user's sharing settings. A workout shared with a group may include the exercise, repetitions, load, time and other performance information shared by the user.
• A group manager may process data necessary to manage the group, memberships, invitations, group programs and group calendar.
• A record verifier may view the performance being verified, its attached video and verification comments.
• Service providers process data to provide the services described below.
• Authorities or other parties may receive data only where required by law or necessary to handle a legal claim.

Rautakirja does not sell personal data or disclose it for advertising, direct marketing or external user analytics.

7. Service providers

• Google Firebase: authentication, database, file and video storage, backend functions, local cache and technical delivery of push notifications
• Google Sign-In: authenticating the user with the Google Account selected by the user
• Google Play: app distribution, payments, subscriptions, purchase management and store security and transaction information
• Subscription service: after subscription features are introduced, validating Google Play purchases, checking subscription status and managing Rautakirja entitlements using the Firebase user ID
• website and email providers: delivering this page, protecting the service, and transmitting user, support and privacy communications.

Workout, body measurement, wellbeing, message, image or video data stored in Rautakirja is not sent to the subscription service. Rautakirja does not use email addresses, phone numbers, advertising identifiers or other optional customer attributes in the subscription service. Further information: Firebase privacy and security information.

8. Data locations and transfers outside the European Economic Area

Rautakirja's primary Cloud Firestore database is located in the European multi-region eur3, its Cloud Storage bucket in the Finland–Netherlands dual-region eur4, and its Cloud Functions backend in the Belgium region europe-west1.

Firebase Authentication operates in the United States, and Firebase Cloud Messaging and other global Google support services may process technical data outside the European Economic Area. The subscription service and Google Play may also process data in the United States or other countries in which their providers operate.

Where personal data is transferred outside the European Economic Area, the transfer is made under a mechanism recognised by applicable data protection law, such as a European Commission adequacy decision, the EU–US Data Privacy Framework, or European Commission Standard Contractual Clauses together with any necessary supplementary safeguards.

9. Retention periods

• Personal data associated with a user account is retained for as long as the account is active or the data is needed to provide functions selected by the user.
• Rautakirja does not automatically delete an unused user account merely because it is inactive. The user may delete the account in the app or request deletion by email.
• When a coaching relationship ends, the coach's access to the client's data is removed. Data belonging to the client's own account remains subject to the account's other retention criteria. Client-specific coaching data entered by a coach is retained only while necessary for the coaching relationship, the user's own service or a legal obligation.
• The version, time and acceptance records of data processing agreements and the event records of the client's coaching and sharing choices are retained for as long as necessary to demonstrate compliance with contractual, consent and data protection obligations or to handle a legal claim.
• A server-side notification device identifier that is no longer used is deleted 30 days after its last registration.
• Messages and processing records relating to support, privacy and deletion requests are retained for one year after the matter is closed, unless longer retention is necessary for a legal claim or legal obligation.
• A user-content report and its processing records are retained for no more than one year after the matter is closed, unless longer retention is necessary for a legal claim or legal obligation. The report is also deleted if either the reporting or reported user deletes their Rautakirja account.
• A user block is retained until the blocking user removes it or either user account is deleted.
• When an account or data is deleted, it is removed from active systems without undue delay. Deleted data may remain in service providers' protected backups for up to 180 days and will not be restored to normal use during that period.
• Accounting records and transaction data are retained for the statutory period, generally six years from the end of the calendar year in which the financial year ended. Accounting books and financial statements may be retained for ten years after the end of the financial year.
• Limited data necessary to prevent abuse or establish, exercise or defend a legal claim may be retained for as long as processing remains necessary or the applicable statutory limitation period remains in effect.
• Google Play retains payment and transaction data under its own retention practices and legal obligations.
• Preferences and caches stored on the device remain until removed through an app function, by clearing the app's data or by uninstalling the app.

10. Account deletion and data anonymisation

The user may request deletion of the entire Rautakirja account and associated data, or request deletion and anonymisation of data associated with the account without deleting the account itself. Instructions, data to be deleted, data to be anonymised and other retention periods are described on the Rautakirja account deletion and data anonymisation page.

When an account is deleted, identifying data, personal relationships, free text, messages, images and videos are removed. Only numerical or structural content from workout, test, body measurement, program and statistics data may be retained after the connection to the user account or a natural person has been permanently removed. Anonymised data is used only for statistics, not for research, marketing or sale. Truly anonymised data is not personal data and may be retained indefinitely.

Ending a coaching relationship removes the coach's access to the client's data but does not delete the client's user account or data belonging to the client. The coach is responsible for deleting any data they may have exported to their own systems in accordance with their legal basis and legal obligations. Rautakirja assists the coach with deletion of data stored in Rautakirja and controlled by the coach in accordance with the data processing agreement.

Rautakirja asks service providers processing personal data on its behalf to delete data relating to the user. Deleting a Rautakirja account does not delete the user's Google Account or transaction data independently controlled by Google Play. Account deletion also does not cancel an active Google Play subscription.

11. Statistics, progress estimates and automated decision-making

Rautakirja calculates workout statistics, personal records and indicative progress estimates from data entered by the user. These are used only to present results to the user, to a coach in an approved coaching relationship, or to a group in accordance with the user's sharing settings.

Rautakirja does not make decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects for the user. Progress estimates do not affect user rights, price or access. Price is determined by the selected subscription, while access is determined by the Terms of Use, subscription status and applicable law.

12. Security

Data is protected by appropriate technical and organisational measures taking into account its sensitivity. These measures include Google Sign-In and Firebase Authentication, encryption in transit, encryption at rest in Firebase services, server- and database-level access controls, role- and coaching-relationship-based authorisation, restricted administrative access and backups.

Users should protect their Google Account and device and report suspected unauthorised use to rautakirja@pteerola.com. No security measure can guarantee absolute security, but detected personal data breaches will be handled and reported to users and authorities where required by law.

13. Data subject rights

Depending on applicable law and the legal basis for processing, the user may have the right to:

• receive information about processing and obtain a copy of their personal data
• correct inaccurate or incomplete data
• delete their data and user account
• restrict processing
• receive data they provided in a structured, commonly used and machine-readable format and transmit it to another controller
• object to processing based on legitimate interests
• withdraw consent at any time
• lodge a complaint with a competent data protection authority.

A request may be sent to rautakirja@pteerola.com. The identity of the requester may be verified by reasonable means. Requests are answered without undue delay and generally within one month. Rights may be restricted only on grounds provided by law.

If a request concerns data processed by a coach as controller of their own coaching operations, the user may submit the request directly to the coach. The request may also be sent to Rautakirja, which will forward it to the coach where necessary and assist the coach in accordance with the data processing agreement.

The supervisory authority in Finland is the Office of the Data Protection Ombudsman. A user may also lodge a complaint with another competent EEA data protection authority.

14. Minors

Rautakirja is intended for users aged 13 or over. A child under 13 may not create an account, use the service or purchase a subscription because Rautakirja does not provide a process for verifying parental consent.

A user aged 13 or over who is a minor or otherwise has limited legal capacity may also need the consent of a parent, guardian or other legal representative to purchase a paid subscription, as required by applicable law.

15. Privacy page and web server

This privacy page does not use cookies, tracking or website analytics. The website provider may process the IP address, request time, requested URL, basic browser information and technical server logs to deliver and secure the page and prevent abuse. Such data is retained only for the limited period considered necessary by the provider.

16. Changes to this Privacy Policy

This Policy will be updated if Rautakirja's processing activities, service providers or applicable requirements change. The latest version and its revision date will be published on this page. Where required by law, material changes will be announced in the app or by another appropriate method before they take effect.